Termin eintragen
Klicken Sie im Kalender doppelt in eine der Zeilen neben einer Uhrzeit oder drücken Sie Strg+N bzw. Strg+Shift+A (wie Appointment).
Es reicht aus, Betreffzeile sowie Beginn und Ende für einen Termin einzutragen. Weitere Angaben sind nicht notwendig, aber manchmal praktisch. Wenn Sie einen Ort eintragen, können Sie später danach suchen oder sortieren und alle Termine anzeigen lassen, die an einem bestimmten Ort stattgefunden haben. Sowohl Betreffzeile also auch Ort werden im Kalender angezeigt.
Die Daten für Beginn und Ende werden in das Tagesdatum und die Uhrzeit unterteilt. Das Tagesdatum kann eingetippt werden - dabei reicht die Eingabe 3.3 für den 03. März diesen Jahres aus. Sie können aber auch Texte eingeben - Outlook versteht heute oder Freitag in 14 Tagen. Der korrekte Termin wird errechnet, sobald Sie das Datumsfelder verlassen.
Uhrzeiten lassen sich ebenfalls eintippen - auch hier reicht die Eingabe 11.30 für 11:30 Uhr aus. Den Doppelpunkt dürfen Sie durch einen einfachen Punkt ersetzen. In der Liste der Uhrzeiten werden die Zeitsprünge in der Größe angeboten, wie sie das Raster des Kalenders zeigt. Wenn Sie die Termindauer im Kalender auf 30 Minuten stellen, wird auch in der Liste jeweils ein halbstündiger Abstand vorgeschlagen (siehe dazu auch Dauer).
An wichtige Termine können Sie sich erinnern lassen. Die Erinnerung kann wenige Minuten oder Stunden vor dem Termin genauso erfolgen wie 2 Wochen vorher. Wenn die vorgeschlagenen Zeit nicht für Ihren Termin passen, tippen Sie eine andere Zeitspanne in das Feld ein. Sie können sich 27 Stunden vorher genauso erinnern lassen wie 1,25 Tage vorher.
Besonders in Firmen, die die Besprechungsplanung nutzen (wozu ein Exchange-Server oder eine Sharepoint-Seite erforderlich sind), ist es wichtig, dass die Termine in bereits fest geplante oder nur voraussichtliche Termine unterschieden werden. Jeder Besprechungsleiter kann dann sofort sehen, ob es Sinn macht, Sie einzuladen. Wenn Sie einen Termin mit der Option "Abwesend" kennzeichnen, weiß jeder, dass Sie gar nicht im Hause sind. Die vier Optionen werden im Kalender farblich unterschieden. Auch ein Besprechungsleiter, der Sie einlädt, kann anhand der Farbkennzeichnung erkennen, ob Sie abwesend eingetragen haben.
Es ist sinnvoll, innerhalb der Firma abzusprechen, wann welche Kennzeichnung verwendet werden soll. Es hat sich bewährt, Urlaub, Fortbildung und Veranstaltung "außer Haus" als abwesend zu markieren. Termine, die als "frei" gekennzeichnet sind, werden zwar in Ihrem Kalender gezeigt, sind aber für andere unsichtbar.
Im unteren Bereich können Sie Texte eingeben, die zu diesem Termin für Sie wichtig sind: welche Unterlagen müssen Sie mitnehmen, was wollen Sie ansprechen. Normalerweise werden Texte aus diesem Feld nicht im Kalender gezeigt.
Um die Texte auch im Kalender zu sehen, schalten Sie die Autovorschau ein. Das geht über die Ansicht ... mit Autovorschau. Sie finden diese Möglichkeit im Menü Ansicht / Anordnen nach / Aktuelle Ansicht.
Reicht Ihnen die Eingabe eines kurzen Textes nicht aus, können Sie auch Dateien anhängen. Sie haben dazu in der Symbolleiste das Büroklammer-Symbol. Suchen Sie nach der Datei und markieren Sie den Dateinamen. Neben der Schaltfläche Einfügen finden Sie einen Auswahlpfeil, der unter anderem anbietet, einen Hyperlink auf die Datei anzulegen. Das praktisch, weil keine großen Dateimengen in Ihr Postfach übertragen werden müssen.
