Serienbriefe

Seriendokumente

Mit Office 2002 wurde der alte Seriendruckassistent komplett überarbeitet. Was in den älteren Versionen mit einem dreistufigen Assistenten abgewickelt wurde, läuft nun in 6 Schritten über den Aufgabenbereich ab. Zwischen den Schritten können Sie jederzeit hin und her springen, zu einem bereits abgearbeiteten Schritt zurück- oder einen Schritt vorausgehen, um das Ergebnis zu sehen.

Auch wenn Ihnen anfangs die Verdoppelung der Schritte umständlich erscheint, ist das Arbeiten mit dem Aufgabenbereich praktisch und eingängig. Es gibt aber auch ein paar unglückliche Neuerungen, die man am besten umschifft, indem man den "alten" Weg wieder zugänglich macht. Ich erkläre Ihnen das im Punkt Anpassen.

Starten Sie den Seriendruck über das Menü Extras / Briefe und Sendungen / Serienbrieferstellung. Im Aufgabenbereich am rechten Bildschirmrand wird der Assistent eingeblendet, der Sie in sechs Schritten durch die Erstellung führt.

Am unteren Rand des Aufgabenbereiches finden Sie immer die beiden Links für "Weiter" und "Zurück". Damit k wd001 önnen Sie sich zwischen den sechs Schritten ständig hin und her bewegen.

Im ersten Schritte definieren Sie die Art des Seriendrucks (Briefe, Etiketten, Mails etc.). Der zweite Schritt fragt nach dem Dokument, mit dem Sie beginnen möchten. In der Regel verwenden Sie das aktuell sichtbare Dokument, Sie können aber auch ein bereits gespeichertes Dokument zur Grundlage nehmen.

Schritt 3 ist die Wahl der zugrundeliegenden Adressen. Ich empfehle Ihnen, die Adressen vorab zu erfassen und in Word oder Excel zu speichern (siehe Adressen erfassen). Sie können aber auch im dritten Schritt eine Datenbank für die Adressen anlegen lassen. Im vierten Schritt werden die Datenfelder in den Brief übernommen.

Eine Vorschau auf die Briefe erhalten Sie im vorletzten Schritt. Schlussendlich werden alle Adressen mit den Briefen zusammengestellt und Sie können die fertigen Briefe auf dem Monitor oder gleich auf einem Drucker ausgeben.