Verteilerlisten
Mails an die immer gleiche Personengruppe lassen sich durch Verteilerlisten erleichtern. Am einfachsten legen Sie eine neue Verteilerliste mit Strg+Shift+L anlegen - dieser Tastaturkürzel funktioniert von jeder Stelle aus Outlook. Die Verteilerliste lässt sich auch über den Auswahlpfeil neben dem Symbol Neu anlegen. Aus den Kontakten heraus können Sie auch das Menü Aktionen verwenden.
Eine Verteilerliste braucht zuerst einen Namen und dann Mitglieder. Die Mitglieder wählen Sie über die gleichlautende Schaltfläche aus Ihren Kontakten aus. Neue Mailanschriften können Sie über die Schaltfläche Neu hinzufügen anlegen.
In der Übersicht der Kontakte werden Verteilerlisten mit einem etwas anderen Symbol und in Fettschrift gezeigt. Sie erkennen sofort, dass es kein Einzelkontakt ist.
Um eine Mail an einen Verteiler zu schreiben, tippen Sie den Namen des Verteilers in eines der Adressenfelder oder Sie suchen den Verteiler mit Klick auf An... aus Ihren Kontakten aus. Im Adressfeld wird der Verteilername angezeigt. Mit Klick auf das Pluszeichen links vom Namen können Sie die Mitglieder anzeigen lassen. Outlook macht Sie darauf aufmerksam, dass das Erweitern der Verteilerliste zu Mitgliedern nicht rückgängig gemacht werden kann.
Vorteilhaft ist das Erweitern auf die Namen, wenn Sie für eine Mail einzelne Mitglieder aus dem Verteiler entfernen möchten. Beispielsweise während der Urlaubszeit kann es sinnvoll sein, die Adressaten herauszunehmen, die momentan nicht anwesend sind. Sie verändern damit nicht den Verteiler sondern nur die Adressaten in dieser Mail.
