Name, Vorname und Speichername
In das Feld Name tragen Sie den Namen in der Reihenfolge Vorname Nachname ein. Outlook erzeugt daraus im Auswahlfeld Speichern unter die umgedrehte Reihenfolge, so dass die Kontakte nach dem Nachnamen sortiert werden. Wenn Sie einen Firmennamen angegeben haben, wird dieser Name ebenfalls in den Speichernamen integriert. Beim Anlegen von Listen oder Tabellen ist es sinnvoll, das Feld Speichern unter als Sortierkriterium zu verwenden.
Was Outlook als Vor- und was als Nachname begreift, wird unter Extras / Optionen auf der Registerkarte Einstellungen mit den Kontaktoptionen eingestellt. Tippen Sie "Klaus Polak", dann ist der erste Eintrag der Vorname, der zweite Eintrag der Nachname. Outlook muss also als Namensreihenfolge "Vorname Nachname" eingestellt haben. Nur dann kann aus dem Eintrag "Klaus Polak" als Speichername "Polak, Klaus" werden.
Wie Namen gespeichert werden, können Sie ebenfalls im Menü Extras / Optionen / Einstellungen / Kontaktoptionen einstellen. Über eine Auswahlliste werden verschiedene Möglichkeiten angeboten. Praktisch ist auf jeden Fall die Speicherung mit dem Nachnamen am Beginn. Wenn Sie hauptsächlich Firmenanschriften verwenden, ist es gut, die Firma an den Anfang zu setzen. Sie können später einfach danach sortieren.
Eingegeben wurde der Name als Vorname Nachname. Als Voreinstellung für den Name, unter dem gespeichert werden soll, ist Firma-Nachname-Vorname vorgewählt. Dieser Name wird also beim Sortieren nach dem Speichern- Name unter G wie Globetrotter-Reisen. Mehrere Mitarbeiter der gleichen Firma werden alphabetisch nach ihren Nachnamen sortiert.
Mit der Schaltfläche Name... erhalten Sie einen Dialog, in dem Sie Anrede, Namenszusätze wie sen. und jun. oder weitere Vornamen eintragen können. Um sicherzustellen, dass alle Namen nach dem gleichen Schema eingegeben werden, können aktivieren, dass dieser Dialog immer angezeigt wird, wenn Namen unvollständig sind.
