Kalender und Aufgaben
Viele Anwender tragen in den Kalender zu erledigende Aufgaben ein, was dann zu einer unübersichtlichen Menge an Einträgen im Kalender führt. Unterscheiden Sie zwischen:
- Terminen, die zu einem Zeitpunkt stattfinden
Ein Termin findet an einem bestimmten Tag zu einer bestimmten Uhrzeit statt und hat eine definierte Dauer. Eine Besprechung ist ein typischer Termin: Am 27.02. von 10:30 Uhr bis 12:30 Uhr findet sie statt. - Aufgaben, die zu einem Zeitpunkt erledigt sein müssen
Eine Aufgabe ist nur insoweit zeitgebunden, als sie bis zu einem bestimmten Termin erledigt sein muss. Wann sie die Aufgabe tatsächlich erledigen ist dabei nebensächlich.
Eine typische Aufgabe ist die Vorbereitung einer Besprechung: Bis zum 27.02. müssen die Unterlagen für die Teilnehmer kopiert sein. Ob die Unterlagen bereits am 25.02. oder am 26.02. kopiert werden, spielt dabei keine Rolle.
Der Vorteil von Aufgaben gegenüber Terminen ist die Nachverfolgung. Ist die Aufgabe als erledigt gekennzeichnet, lässt sich dieses Datum jederzeit später einsehen. Verwenden Sie Aufgaben, wenn die Kontrolle wichtig ist: wann haben Sie die Aufgabe angelegt, bis wann hätte sie erledigt sein sollen, wann wurde sie erledigt. Verwenden Sie Termine, wenn Zeit im Kalender belegt werden müssen.
Termine werden nochmals unterschieden in:
- Einfache Termine
Termine finden an einem Tag zu einer Uhrzeit statt und haben eine Dauer, also eine Anfangs- und Endzeit. - Terminserien
Serientermine kehren regelmäßig wieder: beispielsweise jede Woche oder jeden Monat. - Ereignisse
Ein Ereignis ist zwar an einen Tag, aber nicht an eine Uhrzeit gebunden. Typisch ist ein Geburtstag. Er findet zwar an einem bestimmten Tag, aber nicht genau zu einer bestimmten Uhrzeit statt. Ereignisse sind immer ganztägig.
Andere Ereignisse sind mehrtägige Termine wie Urlaub oder Fortbildung. - Besprechungen
Zu einer Besprechung werden weitere Teilnehmer eingeladen. Jeder Termin, jede Terminserie wird durch das Einladen weiterer Mitarbeiter zu einer Besprechung.
Jede Art von Termin lässt sich im Kalender über das Kontextmenü (rechte Maustaste) erstellen. Alternativ können Sie im Menü Aktionen oder über das Symbol Neu die verschiedenen Terminarten erzeugen. Im Kalender erhalten Sie einen neuen einfachen Termin ganz schnell mit einem Doppelklick in einer Zeile der Tagesansicht oder mit Strg+N, außerhalb des Kalenders (aber immer noch in Outlook) geht es mit Strg+A.
Termin heißt auf Englisch "Appointment", darum können einen Termin mit Strg+Shift+A erzeugen.
Aufgabe heißt "Task", darum erzeugen Sie mit Strg+Shift+T eine Aufgabe.
