Priorität und Status
Es gibt viele Methoden, Aufgaben systematisch zu verwalten - zum Teil werden hochkomplizierte Regelwerke aufgestellt, die der optimalen Verwaltung dienen sollen. Es gibt die ALPEN-Methode, nach der Sie mindestens 40 % Pufferzeiten einplanen müssen; es gibt das Eisenhower-Prinzip mit vier Gruppen; es gibt das Prinzip der sieben Lebenshüte oder die SMART-Methode und vieles mehr.
Ob Sie sich mit einer dieser Methoden anfreunden können, müssen Sie in Ihrer Arbeitspraxis entscheiden. Theoretisch hören sich alle dies Methoden überzeugend an - im Alltag können nur wenige bestehen. Aufwand und Ergebnis stehen häufig in keinem sinnvollen Verhältnis. Viele Methoden sind auf die Arbeitsweise völlig selbständig agierender Menschen abgestimmt und lassen sich in einer normalen Büroumgebung mit Vorgesetzten und Sachzwängen überhaupt nicht umsetzen. Aber: probieren Sie es selber.
Outlook bietet Ihnen einfache Hilfsmittel zur Strukturierung an, die in der Regel ausreichen:
- Fälligkeitsdatum
- Priorität
- Status der Bearbeitung
- Kategorie
Eine Kombination aus diesen Eingaben lässt ein vielfältiges Sortieren und Filtern zu.
Die Priorität wird in drei Stufen unterschieden: Niedrig, normal und hoch. In der Ansicht Liste mit Details wird die Priorität als Spalte angezeigt, nach der Sie sortieren können. Eine hohe Priorität wird durch ein rotes Ausrufezeichen, die niedrige Priorität mit einem blauen Pfeil nach unten angezeigt. Ohne jegliche Kennzeichnung kommt die normale Priorität aus.
Kombiniert mit dem Fälligkeitsdatum sagt die Priorität viel über die Dringlichkeit einer Aufgabe aus. Allerdings werden einige Aufgaben auch dringlicher, wenn das Fälligkeitsdatum näher rückt. Dann müssen Sie eventuell auch die Priorität von Hand anpassen.
Je nach Arbeitsbereich ist auch der Status der Erledigung wichtig. Wurde eine wichtige Aufgabe zurückgestellt oder warten Sie auf die Informationen anderer, sinkt Sie in Ihrer persönlichen Prioritäten-Liste. Und mir macht es immer viel Freude, wenn ich wichtige Aufgaben bereits in Bearbeitung habe und vielleicht sogar sehen kann, dass ich bereits 90 % erledigt habe und nur noch auf die Informationen eines anderen warte.
Klicken Sie bei einer Aufgabe Erledigt an, wird die Aufgabe in einigen Ansichten durchgestrichen und mit grauer Schrift dargestellt, in anderen Ansichten erscheint sie gar nicht mehr.
